Google会長エリック・シュミットが提唱する、成功者に近づくための９つのメールの書き方

コミュニケーションは非常に大切です。
仕事においても日頃の生活においても、コミュニケーションがうまくいかないがために失敗を招くことはよくありますよね。
どこに行ってどこで生活するにしても、その場でコミュニケーションを通じて周りの人と関係を築いていかなくてはなりません。

グーグルの会長であるEric Schmidt氏は、彼の最新作『How google Works』という本の中でコミュニケーションを大きなテーマとして取り扱っています。
同氏は著書の中で、Eメールに対して効率よく対応することの重要性を多くの人は軽視していると述べています。
Schmidt氏は生産的な環境を作るためのメールコミュニケーションのポイントを９つ著書の中で紹介しており、その簡単な要約をここで紹介したいと思います。

１． どんなものに対してもすぐに返信をする

もし相手の返信が遅いときは、多少こちらの反応が遅くなっても構いません。
しかし基本的には誰もが自分を大切にしてほしいと考えており、ある程度の敬意を持ってメールなどに対応することが大切です。
誰がいつどのように成功するか分からないこのご時世、誰に対しても丁寧に応対をすることは決して無駄なことではありません。

２． 小説ではなくメールを書いているということを意識して、“一言一句に意味がある”簡潔な文章を心がける

メールの文章はなるべく短くしましょう。
長文やくどいメールはあまり好まれません。
ポイントだけを伝えるようにしましょう。
シェイクスピアはかつて”下手の長談義”という言葉を残しました。
必要以上に言葉数が多いと、頭がよさそうに見えるどころか、相手の時間を浪費しているような印象を与えてしまいます。
「簡潔に」が大切です。

３． 受信ボックスをすっきりさせる

人生と同様、受信ボックスも雑然としてしまいがち。
不必要に受信ボックスにメールをため込むのは避けましょう。
受け取った手紙やはがきをすべて机に放り投げておくことと同じようなことです。
このような状況では大切なメールを見逃してしまうリスクがあります。
メールについても、常に整理整頓を心がけましょう。

４． 最新のメールから返信をはじめ、遡って対応する

私たちの脳は、最新のものから処理をするほうが対応がしやすいようになっています。
古いメールから対応しようとすると、色々と二度手間が生じてしまうリスクがあります。

５． 関係者をすべてコミュニケーションに含める

全てを記録しておくことで、人生はより簡単になります。
もし、上司からある人に連絡を取るよう指示を受けて連絡をしたものの返信を得られず、あなたが責められたとします。
上司にメールを落とさなかったのであれば責められても仕方ありませんが、このようなことを避けるためにもあなたが行った行動全てを上司や関係者が見えるようにしておきましょう。
さらに、関係者をメールに含めておくことで、途中で自分では思いつかない/知らないことを補足してもらうこともできます。

６． BCCは不必要に使わない

BCCは何かを秘密にしたい人が使うもの。
ヘビーユーザーなのであれば、要注意。
隠れて何かを見られる、というのは基本的に誰にとっても気持ちのいいことではありません。
全てオープンにするか、BCCの人たちをコミュニケーションに含めないようにしましょう。

７． メールで非難しない。直接言えないのであれば、一切メールでも言わない

誰かとトラブルになった時、メールを使って相手を非難するのはやめましょう。
あなたが、相手と直接話ができないような臆病者だというような印象を与えます。
日常でもビジネスにおいても、人は不可避的に他人に対して批判的になってしまいがちです。
言いたいことは直接対面して伝える礼儀を持ちましょう。
そうすれば相手からの尊敬も得られますし、問題解決の糸口も見つけやすいでしょう。

８． 送信したメールのその後をたどり、返信が来ているかどうかチェックする

送信済みのメールにマークを付けて分かるようにしましょう。
一定期間内に相手からの返信が得られたかどうかがすぐに確認することができます。
ある程度の期間待っても何もなければそのメール内容の進捗状況を相手に確認してももちろん構いません。

９． メールをキーワードで検索できるようにする

送信したメールの中でも重要なメールは、タイトルに関連するキーワードを追記して自分に転送するようにしましょう。
この小さな手間をかけることで、後からメールを探す時間が省けてかなり仕事の効率を上げることができるはずです。